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オフィス移転マニュアル

移転計画の立案

移転計画を立てる際、最重要ポイントは「移転の目的」です。何のために移転するのか、移転する事により得られる会社のメリットを明確にすれば、おのずと移転先の選定基準などを決める事ができます。 移転したい立地条件やスペース、設備や予算など細かい項目をあげて、移転目的の優先順位に従って計画を立てましょう。

移転計画の決定

移転に必要な時間を逆算してスケジュールを立てましょう。移転作業項目を分類し、時間配分を考えながら検討します。また、賃貸契約の場合、解約予告(契約内容の確認が必要、一般的に3~6ヶ月前)を出す必要があります。解約日の予定によって移転日が決定します。通常業務を行いながらの移転作業になることが多いので、各部署と連携し年間スケジュールなどを考慮しながら決めていきましょう。

オフィス選びのポイント

不動産(賃貸)市況を正確に把握し、移転の目的に従い、移転条件に合った場所を選びます。賃料やスペース、設備など細かい内容の確認は不動産業者の情報サイトや広告物などを利用したり、直接希望する地域に赴いて物件を確認しましょう。もちろん、専門業者を通じて得られる図面や契約項目など、できるだけ多くの資料で確認するようにしましょう。

予算作成のポイント

移転にともなう予算立てを行います。主な予算項目は、移転費(運送費)、旧オフィスの原状回復費、新オフィスの改装費、契約費(保証金、敷金、賃料、償却費など)などがあります。見積りを取る際は信用のある業者にお願いし、費用面・サービス面で納得できる業者に決定しましょう。見積り項目も細かくチェックする必要があります。有料か無料かなどの把握は大切です。

移転のためのチェックポイント

荷物の重要度は各社員で違いますので、調整しながら整理していきます。チェックリストは各部署で作成し、他の部署と情報交換をしましょう。チェックリストは、しばらく時間を空けてから再度チェックすると思わぬ無駄を見つけることもあります。
>>移転のためのチェックポイント

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